Le approvazioni

Le approvazioni sono il controllo che 4HSE mette sui documenti che arrivano da fuori il progetto.

Quando un fornitore è destinatario di una procedura ed emette il certificato che la attesta, l’azione non diventa valida subito. Si apre invece un’approvazione: il certificato viene sottoposto a un responsabile del progetto, Admin o Gestore, e l’azione passa a Valido solo se l’esito è positivo.

Perché esiste

La prova di conformità la produce un’azienda esterna, ma a risponderne davanti alla legge è la tua. L’approvazione serve a colmare questa distanza: il fornitore esegue il lavoro e lo documenta, un responsabile del progetto controlla il documento prima che faccia fede.

Cosa si può assegnare a un fornitore

Solo azioni di tipo Procedura. È il più generale dei cinque tipi di azione, ed è per questo che è quello delegabile all’esterno — vedi Le procedure.

Casi tipici: la redazione di un DUVRI, attività di manutenzione specifiche, verifiche tecniche svolte da terzi.

I due lati

Il flusso ha due estremi, documentati separatamente perché li svolgono persone diverse:

• il fornitore emette il certificato e invia la richiesta — Richiedi un’approvazione;
• il responsabile di progetto la esamina e l’accetta o la respinge — Approva o respingi una richiesta.

Entrambi i lati lavorano nella stessa interfaccia, descritta in L’interfaccia Approvazioni.

Notifiche

Ogni fase è accompagnata da notifiche automatiche:

• il responsabile di progetto viene avvisato quando è disponibile una nuova richiesta;
• il fornitore viene avvisato dell’esito — accettata o respinta — con le eventuali note.

Perché il fornitore le riceva, va impostato un incaricato: Imposta l’incaricato del fornitore.